Facilities Coordinator

Acerca de la posición:

Facility Coordinator – Carlos Spegazzini (Ezeiza), Provincia de Buenos Aires, Argentina

Propósito del rol : apoyar la operación integral del sitio, combinando gestión administrativa y coordinación de servicios (soft y hard services) para asegurar continuidad operativa, cumplimiento, control documental y una experiencia adecuada para las personas usuarias. El rol se enmarca dentro de funciones típicas de Facilities Management (gestión y coordinación de mantenimiento, operación y administración de instalaciones).

Ubicación y modalidad

Base: Centro de Distribución Merck, Marconi 877 (1813), Carlos Spegazzini, Partido de Ezeiza, Gran Buenos Aires, Provincia de Buenos Aires, Argentina.

Modalidad: presencial en sitio (por la naturaleza operativa y coordinación de proveedores).

Reportabilidad y relacionamiento

Reporta a: Regional Facility Manager/Facility Manager del sitio.

Interacción clave: usuarios del sitio, proveedores de servicios, seguridad/recepción, equipos internos de finanzas/compras, y áreas técnicas/HSSE según corresponda.

Responsabilidades principales

• Gestión administrativa y soporte operativo para los 3 sitios de Merck Argentina: Tronador, Martinez y Spegazzini.

• Apoyo en tareas administrativas generales de los sitios, priorizando continuidad operativa.

• Elaboración, emisión, seguimiento y control de órdenes de compra (OC) a proveedores, incluyendo control de cotizaciones, alcance y conformidades.

• Ingreso, control y seguimiento de facturas (con trazabilidad OC–servicio–factura) y coordinación de pagos de servicios según proceso interno.

• Control, envío y seguimiento de documentación legal/compliance de proveedores para habilitación e ingreso al sitio (documentación requerida para acceso a oficinas/instalación).

• Mantención de registros operativos (proveedores, vencimientos, evidencias, reportes y documentación de servicios).

• Soporte al Facility Manager en la coordinación de soft services

• Coordinación y seguimiento de limpieza (rutinas, refuerzos, inspecciones y gestión de desvíos).

• Gestión de insumos (higiene, sanitarios, kitchenette/cafetería u otros definidos por el sitio): control de stock, reposición y pedidos.

• Coordinación de máquinas de café (insumos, mantenciones, tickets, renovaciones o cambios con proveedor).

• Coordinación de control de plagas: programación, visitas, informes y planes de acción.

• Verificación de calidad de servicio, cumplimiento de cronogramas y gestión de reclamos con proveedores.

• Soporte al Facility Manager en la coordinación de hard services y mantenimiento edilicio

• Coordinación de mantenimiento edilicio preventivo y correctivo con proveedores y/o equipos técnicos.

• Seguimiento de tareas e intervenciones asociadas a sistemas críticos del edificio, incluyendo red de incendios (inspecciones, mantenimientos, reportes y cierre de observaciones).

• Coordinación de obras menores: relevamiento, pedido de cotización, planificación, control de ejecución, recepción y cierre.

• Aseguramiento del orden documental técnico (reportes, certificados, evidencias de ejecución, actas de servicio, etc.).

• Responsabilidad clave (hard services): cámaras de frío y espacios con temperatura controlada

• Coordinación y gestión de calibraciones y calificaciones de cámaras de frío con proveedores especializados.

• Programación de intervenciones, coordinación de accesos, verificación de entregables (certificados/reportes) y mantenimiento de trazabilidad documental.

• Gestión de no conformidades/desvíos: seguimiento de acciones correctivas y control de cierres.

• Gestión de proveedores, control y mejora

• Coordinación diaria con proveedores: alcance, cronogramas, accesos, entregables y cumplimiento.

• Apoyo en control básico de presupuesto operativo del sitio mediante seguimiento de OC/facturas y reportabilidad.

• Identificación de oportunidades de mejora en procesos (orden documental, tiempos de respuesta, estandarización de controles).

Requisitos y calificaciones

Formación (excluyente)

• Título técnico o de ingeniería (preferentemente: electromecánica, eléctrica, mecánica, industrial, refrigeración o afín).

Matrícula profesional (excluyente para Argentina, según requerimiento del servicio del sitio)

• Matriculación vigente en el consejo profesional correspondiente, por ejemplo COPIME o CACAAV, para respaldar la coordinación/gestión técnica vinculada a calibraciones/calificaciones de cámaras de frío y actividades técnicas asociadas.

Experiencia deseable

• 2 años de experiencia en Facilities / mantenimiento edilicio / coordinación de proveedores (soft y hard services). Especialmente en trabajos de Calibración y Calificación de Cámaras de Frio.

• 2 años de experiencia administrativa: órdenes de compra, control de facturas, seguimiento de pagos y control documental de proveedores.

Competencias clave

• Alta organización, foco en trazabilidad y orden documental.

• Capacidad de coordinación operativa, priorización y seguimiento.

• Comunicación clara con usuarios, proveedores y equipos internos.

• Manejo de herramientas de registro y seguimiento (planillas, reportes y documentación).

Indicadores de desempeño (ejemplos)

• Cumplimiento del cronograma de calibraciones y calificaciones de cámaras de frío (en tiempo y con documentación completa).

• Exactitud y oportunidad en OC/facturas (mínimo reproceso, documentación respaldatoria completa).

• Cumplimiento de documentación legal de proveedores (vigencias al día, control de accesos).

• Nivel de servicio de proveedores (calidad, tiempos de respuesta, recurrencia de incidencias).

• Continuidad operativa del sitio (cierres efectivos de incidentes críticos).