Document Controller

Responsabilidades Clave: Diseñar, implementar y mantener la estructura de archivo digital del proyecto, y archivo físico donde sea aplicable, utilizando nombres y codificación de documentos estandarizados. Organizar y mantener la documentación del ESMS, incluyendo planes de gestión, registros de monitoreo, estudios de línea base, procedimientos, registros de capacitación y evidencia de implementación. Rastrear la documentación de los Estándares, incluyendo el estado de progreso, fechas de vencimiento y evidencia asociada de cumplimiento. Mantener registros de cumplimiento actuales por Estándar de Desempeño, flujo de trabajo y consultor, y señalar entregables pendientes o vencidos. Mantener evidencia documental completa. Controlar versiones de documentos, estado de revisión y aprobaciones para documentos técnicos, contractuales y de gestión. Mantener registros maestros de documentos por área y flujo de trabajo, y gestionar transmisiones para asegurar la trazabilidad de entregas entre el proyecto, consultores y otras partes. Actualizar paquetes de documentos y proporcionar información para auditorías internas y externas, visitas de prestamistas y revisiones de consultores independientes. Actualizar herramientas de seguimiento departamental, incluyendo hojas de control, calendarios de actividades y tableros de estado de entregables. Coordinar y programar reuniones, citas, talleres y visitas al sitio, incluyendo logística de viajes. Preparar y dar formato a informes profesionales, actas de reuniones, análisis, cronogramas, requisiciones de pago y presentaciones. Coordinar entre Comunidades, Permisos y otros departamentos para apoyar el flujo oportuno de información. Proporcionar soporte general de oficina y soporte de campo durante visitas al sitio y tareas de recolección de datos. Viajar y trabajar desde el sitio ocasionalmente, según los requisitos del puesto.

Calificaciones, Experiencia y Habilidades Requeridas: Calificación terciaria o universitaria relevante en Administración, Negocios, Gestión de Documentos, Ingeniería o un campo relacionado. Mínimo de 3 años de experiencia profesional en un rol administrativo o de control de documentos de proyecto. Alta competencia en Microsoft Office Suite (Word, Excel y PowerPoint), incluyendo Excel avanzado, inteligencia artificial y otros softwares administrativos o de gestión de documentos. Capacidad para diseñar e implementar una estructura de gestión de documentos desde cero. Se requiere inglés intermedio para leer y escribir documentación técnica; inglés avanzado es deseable para interactuar con documentación de prestamistas internacionales. Experiencia previa en minería o construcción es altamente deseable. Familiaridad con sistemas de gestión ambiental y social, Estándares de Desempeño del IFC o ISO 14001/9001 es deseable.

Competencias Clave Fuertes habilidades organizativas, rigor y alta atención al detalle. Capacidad para estructurar información compleja recibida de múltiples áreas del proyecto. Seguimiento sistemático de plazos, fechas de vencimiento y compromisos, con capacidad para gestionar múltiples prioridades en un entorno dinámico. Discreción al manejar información confidencial. Proactivo y confiable, con capacidad para proponer mejoras en los procesos de control de documentos. Habilidades efectivas de comunicación e interpersonales al trabajar con equipos internos. Capacidad para trabajar de forma independiente y como parte de un equipo. Compromiso con la sostenibilidad, conducta ética y alineación con las mejores prácticas internacionales.