Administrador de documentos

Somos una empresa de industria nacional que brinda soluciones innovadoras y sustentables a toda la cadena de valor de la industria energética. Formamos parte del grupo YPF y contamos con más de 70 años de experiencia en la ejecución de los proyectos industriales y la provisión de servicios de Upstream y Downstream más importantes de la Argentina. Conocé más de nosotros ingresando a nuestra web: www.aesa.com.ar #SomosAESA

¿Qué buscamos? Nos encontramos en la búsqueda de un/a Analista de Gestión Documental para sumarse a nuestra Gerencia de Proyectos Industriales y Fabricación / Oficina de Proyectos.

¿Cuál será tu misión? Gestionar el flujo de la documentación (de ingeniería, calidad, clientes, proveedores y obra) generada con relación a los Proyectos asignados de la UN Proyectos Industriales y Fabricación, y coordinar dicho flujo con clientes, proveedores y diferentes áreas involucradas, garantizando la disponibilidad de la información a todos los usuarios.

¿Cuáles serán tus principales tareas?

• Asistir al coordinador/administrador de documentos de proyectos en el proceso de definición de metodología, flujogramas, sistemas y matrices de comunicación particulares del proyecto asignado.

• Realizar la configuración de todas las aplicaciones de gestión documental utilizadas en los proyectos.

• Generar en el software de gestión documental (SPF y otros) las altas y modificaciones de documentos, con su respectiva planificación, en coordinación con PyCP y coordinación de ingeniería.

• Revisar, corregir o solicitar la corrección de las características documentales (formato digital, rótulo, codificación, completamiento de datos, etc.) de los documentos gestionados.

• Emitir, recepcionar y reenviar —por medios físicos o digitales— la documentación gestionada, cumpliendo con la metodología definida.

• Administrar el sistema de gestión documental del proyecto (SharePoint) para documentación de gestión.

• Garantizar el resguardo de la documentación durante la ejecución del proyecto.

• Administrar la documentación de Proveedores (Vendors) del proyecto.

• Compilar, preparar y emitir la documentación final al cliente (Sistema IDOC).

• Disponer la documentación en el archivo técnico y demás medios (físicos y digitales) de resguardo definidos en los procedimientos correspondientes.

• Gestión de documentación en OTE.

¿Qué valoramos como diferencial?

• Formación académica: Graduado/a universitario/a o estudiante avanzado/a de carreras afines (Ingenierías, Administración o similares).

• Idioma: Inglés Intermedio.

• Conocimientos:

• Gestión documental aplicada a proyectos de ingeniería.

• Herramientas informáticas para la generación, uso y manejo de documentación de ingeniería.

• Excel avanzado (excluyente): tablas dinámicas, validaciones, formatos, Power Query (deseable), macros/VBA (deseable).

• SharePoint, Teams, Outlook.

• Conocimientos generales en sistemas integrados de gestión (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001).

• Competencias: Organización y atención al detalle, gestión del tiempo y prioridades, comunicación clara y asertiva, proactividad, orientación al servicio, capacidad de trabajar bajo presión, negociación, manejo de conflictos y colaboración con múltiples áreas.

Información del puesto

• Lugar de trabajo: Buenos Aires, Argentina.

• Modalidad: 4x1

• Disponibilidad para viajar: Sí

Te invitamos a sumarte a nuestro equipo si:

• Buscás dar lo mejor cada día, con compromiso y dedicación.

• Vivís los cambios como oportunidades y aprendés de los errores.

• Disfrutás del trabajo en equipo y del intercambio de distintos puntos de vista.

• Tenés una actitud curiosa y te gusta aprender de forma continua.

• Promovés un buen clima de trabajo, con empatía, escucha activa y respeto.

¿Qué ofrecemos? Un contexto donde puedas aportar lo más valioso que tenés: tu energía. Esa energía que te caracteriza y que te mueve a mostrar todo tu potencial: la del trabajo en equipo, la que se adapta y aprende de cada cambio que atraviesa, la de la diversidad y la integración. La energía que te da saber que estás dando lo mejor en cada paso. Esa energía que se comparte, crece y se transmite en cada acción.

Sumarte a la #ExperienciaAESA es: 🤩 Ser protagonista de tu desarrollo a partir de programas de capacitación continua y de herramientas para potenciar tu aprendizaje.

• Contribuir al desarrollo del país a través de la creación de soluciones innovadoras.

• Trabajar en una empresa que promueve la diversidad y la equidad de género.

• Formar parte de una compañía que se ocupa del BIENESTAR INTEGRAL (#Be) de nuestra gente, incluyendo algunas propuestas como:

#BeEmocional

• Prácticas de Mindfulness

• Acompañamiento, licencias y otros beneficios para cuidadores/as gestantes y no gestantes

#BeFísico

• Servicios de refrigerio / frutas / snack y comedor en planta, según locación de servicio

• Cobertura médica para vos y tu familia, cuidado integral de la salud

• Descuentos en gimnasios

#BeFinanciero

• Descuento en combustible y corporativos

• Descuentos especiales en universidades para que nuestra gente pueda completar o continuar sus estudios de grado y posgrado

▶️ ¡Y muchas otras iniciativas para que puedas desplegar todo tu potencial!